Politique de confidentialité

Introduction

Chez SmartBee Computer Solutions SA nous attachons une grande importance à la sécurité et la confidentialité des données de nos clients et prospects, ainsi qu’aux visiteurs de notre site internet. Ce document vous aidera à comprendre comment nous utilisons vos données, ce que nous en faisons, et les droits que vous pouvez exercer sur leur utilisation.
Nous appliquons particulièrement les principes suivants pour l’utilisation de vos données :

Nous ne collectons pas plus d’informations que nécessaire,
Nous n’utilisons pas vos données autrement que ce qui est spécifié dans ce règlement de confidentialité,
Nous ne conservons pas vos données plus longtemps que nécessaire,
Nous ne divulguons pas vos données à un tiers dans d’autres cas que dans les cas spécifiés dans ce règlement de confidentialité.

Site internet – La politique de cookies :

Les cookies sont des fichiers stockés sur votre ordinateur ou téléphone, utilisés pour faire fonctionner les sites internet et/ou pour collecter des informations sur votre navigation.
Lorsque que vous naviguez sur notre site web, nous ne collectons aucune de vos données personnelles ni même votre adresse IP afin de vous identifier. Pour cette raison nous ne vous demandons pas d’accepter les termes et conditions d’utilisations standards des cookies.
Vous pouvez consulter notre politique de cookies au moyen du lien suivant : https://smartbee.ch/cookies

Envoi d’un formulaire de contact (e-mail) :

Dans le cas où vous nous envoyez une demande via le formulaire de notre site ou simplement un e-mail, vos données personnelles sont destinées à SmartBee dans le but unique de traiter votre demande (demande d’informations, offre commerciale). Ces données sont conservées durant le temps de traitement de votre demande. Elles seront supprimées au plus tard 3 mois après la date d’enregistrement. Vous disposez de droits sur vos données personnelles, pour en savoir plus, consulter les informations ci-dessous (quels sont vos droits sur vos données personnelles ?).

Notre site peut vous proposer le lien vers d’autres sites web (par exemple linkedIn). Pour toute information concernant les politiques de confidentialité de ces sociétés, merci de vous référer aux sites y relatifs.

Ce règlement s’étend à tous les champs d’application des services que nous offrons dans le cadre de notre activité pour :

Les clients, prospects et fournisseurs (Partie 1)
Le recrutement (Partie 2)

Pour toute question relative à cette politique de confidentialité, vous pouvez utiliser les coordonnées suivantes :

Raison Sociale : SmartBee Computer Solutions SA

Adresse du siège social : Route des Jeunes 23, 1227 Carouge, Suisse

Téléphone : 0842 762 782

N° IDE : CHE-113.557.146

Nom du représentant légal : Cédric Good

Cette Politique de confidentialité est amenée à évoluer, nous vous invitons donc à la consulter régulièrement. La date de mise à jour de cette politique est mentionnée à la fin de ce document.

Partie 1 – Les clients, prospects et fournisseurs

Préambule

SmartBee s’engage en faveur de la protection de vos données personnelles et de votre vie privée. A ce titre, et en application de la nouvelle Loi de Protection des Données Personnelle (ci-après dénommé « nLPD »), nous vous communiquons ci-après les conditions dans lesquelles vos données personnelles sont appelées à être traitées par nos soins.
Cette Politique de confidentialité (cette partie 2) concerne uniquement les données personnelles de nos clients, prospects et fournisseurs.

Quelles données personnelles traitons-nous ? Pourquoi et comment ?

Lorsque vous décidez d’entamer une collaboration commerciale avec SmartBee Computer Solutions SA au travers de notre palette de services, il vous sera demandé de nous fournir les informations nécessaires à votre enregistrement dans notre système.
Nous sommes amenés à traiter vos données personnelles pour les objectifs suivants :

Assurer la réalisation des prestations vendues (et notamment une prestation d’assistance),
Réaliser des actions de prospection commerciale (mailing, campagne de bannières ciblées),
Répondre aux demandes d’informations commerciales, envoi de la newsletter,
Facturer les prestations réalisées,
Régler des factures.

Les types de données personnelles nécessaires à la réalisation de ces opérations sont :

Données d’identification (Ex : nom, prénom, email professionnel, téléphone, adresse professionnelle),
Données liées à la vie professionnelle (Ex : fonction, entreprise),
Données Internet (Ex : IP),
Données bancaires,

Les services internes de l’entreprise ont accès à ces données personnelles dans la mesure où ils ont à les connaitre.
Il est également possible que lors de nos rapports de travail nous soyons amenés à avoir accès à votre infrastructure et donc aux mots de passe de vos serveurs ou postes de travail pour une parfaite gestion de notre travail (Exemple: déploiement de parc informatique ou gestion complète des machines dans le cadre d’un contrat de support). A ce stade l’utilisation et la sécurisation de ces données sont établies d’un commun accord dans les clauses dudit contrat.

Ces services internes sont :

Service Commercial (Suisse), sauf si vous avez décidé de vous opposer à la prospection ;
Service Client (Suisse), le temps de la réalisation de la prestation ;
Equipes techniques d’intervention (Suisse) ;
Service de support (Suisse) ;
Service Administratif (Suisse), le temps de réaliser la facturation.

Pour réaliser tout ou partie des traitements, nous avons recours aux types de sous-traitants suivants :

Fiduciaire (Suisse) ;
Intégrateur d’un ERP/CRM
Prestataire de solution d’emailing de masse
Avocats en cas de litige ;
Fournisseurs de licences. (Dans ce cadre il vous est également possible de demander le règlement de confidentialité de ces fournisseurs)
Fournisseurs d’hébergement
Fournisseur de sauvegardes
Fournisseur de signature électronique
Solution de Monitoring (RMM)
Solution de prise de main à distance

Selon le contexte de notre relation de travail, il se peut que nous ayons à communiquer vos informations à ces partenaires. Dans ce cadre exclusif il vous est également possible de demander le règlement de confidentialité de ces fournisseurs et/ou partenaires.
A titre exceptionnel, certaines des entités citées préalablement ayant accès auxdites données peuvent être situées hors Union européenne / Suisse. Le cas échéant, nous nous assurons que le transfert de données personnelles hors Union européenne / Suisse bénéficie des garanties de protection prévues par la LPD.

Les organismes cantonaux et fédéraux sont susceptibles d’avoir accès aux données comptables comportant certaines de vos données professionnelles.
Vos données personnelles sont conservées le temps strictement nécessaire pour atteindre les finalités indiquées. Ces données sont effacées 60 mois après l’issue du contrat et le règlement complet par le Client. SmartBee peut être amené à les conserver afin de répondre à des obligations légales de conservation ou afin de disposer d’éléments nécessaires pour une action en justice. Elles ne sont alors accessibles que par les personnes en charge des contentieux. A l’issue du délai de prescription ou de la durée légale de conservation, lesdites données sont effacées.

SmartBee procède par ailleurs à l’enregistrement des conversations téléphoniques sur son numéro global, afin uniquement de dissiper les éventuels doutes sur le contenu des commandes ou des demandes de services effectuées par les clients. Les enregistrements des conversations sont détruits 3 mois après la date d’enregistrement, les logs sont supprimés 3 mois après la date d’enregistrement et ne sont en aucun cas utilisés à d’autres fins que celles mentionnées. Ils ne sont en aucun cas communiqués à des tiers.

Quelles mesures de sécurité mettons-nous en place pour protéger vos données ?

Nous mettons en place toutes les mesures organisationnelles et techniques permettant d’assurer un niveau approprié de sécurité à vos données personnelles, et notamment d’éviter toute perte de confidentialité, d’intégrité ou d’accessibilité.
SmartBee déploie notamment à cette fin les mesures suivantes :

Disposer d’un personnel ayant les compétences professionnelles requises et à jour,
Disposer d’un personnel soumis à des clauses de confidentialité,
Disposer d’un personnel sensibilisé au sujet de la protection des données personnelles,
Disposer de postes de travail et d’un réseau informatique sécurisés,
Recourir à du matériel de sécurité (VPN, disques chiffrés, coffre-fort à mots de passe, …).
Activer un service de surveillance 24×7 de notre propre système d’information (Security Operation Center)

Nous vous garantissons que toutes vos données et informations sont protégées et nous ne divulguons ces informations à aucune partie tierce mis à part les cas exceptionnels de partenariat tels que mentionnés plus haut ou à l’exception de votre consentement à partager ces données dans le cadre d’un accord explicite préalable

Partie 2 – Le recrutement

Notre recherche de personnel se fait via notre partenaire JobUp, ou par l’intermédiaire d’autres agences de recrutement. Pour toute information concernant les politiques de confidentialité de ces sociétés, merci de vous référer aux sites y relatifs.
Si vous postulez chez SmartBee, vos données (mail, CV, lettre de motivation, certificats, etc.) seront stockées et traitées par nous le temps nécessaire à la prise de décision. Ces données sont utilisées uniquement pour traiter la candidature.
Si vous n’êtes pas sélectionné(e), ces données seront supprimées dans un délai de 12 mois après la fin du processus de recrutement pour le poste concerné.
Si vous êtes choisi(e) pour le poste, vos informations personnelles en tant qu’employé(e) seront traitées et stockées chez nous. Elles seront traitées en accord avec les clauses de confidentialité décrites dans notre règlement du Personnel.

Quels sont vos droits sur vos données personnelles ?

Vous avez à tout moment le droit d’être informés sur les données que nous avons sur vous.
Vous pouvez exercer les droits suivants sur vos données personnelles :

Un droit d’accès : vous avez la possibilité de savoir si notre entreprise dispose de vos données personnelles, de connaitre les conditions de traitement et d’obtenir une copie de vos données personnelles traitées par nos soins.
Un droit de rectification : vous avez le droit d’obtenir la rectification des données inexactes vous concernant. Vous avez également le droit de compléter les données incomplètes vous concernant, en fournissant une déclaration complémentaire. En cas d’exercice de ce droit, nous nous engageons à communiquer toute rectification à l’ensemble des destinataires de vos données dans la mesure du possible.
Un droit d’effacement : dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir l’effacement de vos données. Cependant, ceci n’est pas un droit absolu et nous pouvons pour des raisons légales ou légitimes conserver ces données durant un temps additionnel limité.
Un droit à la portabilité de vos données personnelles : vous avez le droit de recevoir vos données que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine, pour votre usage personnel ou pour les transmettre à un tiers de votre choix. Ce droit ne s’applique que lorsque le traitement de vos données est basé sur votre consentement, sur un contrat ou que ce traitement est effectué par des moyens automatisés. Par ailleurs, il se peut que nous refusions l’exercice de ce droit s’il nécessitait des moyens techniques jugés excessifs.
Un droit à la limitation du traitement : dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement sur vos données.
Un droit d’opposition au traitement : vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles pour les traitements basés sur notre intérêt légitime (ou une mission d’intérêt public). Vous devrez alors appuyer votre demande par un motif tenant à votre situation personnelle. Nous pourrons lui opposer un intérêt légitime et impérieux qui prévaudrait sur ledit motif.
Le droit de retirer votre consentement à tout moment : vous pouvez retirer votre consentement au traitement de vos données lorsque le traitement est basé sur votre consentement. Le retrait du consentement ne compromet pas la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait. Vous avez le droit de nous demander le retrait de votre consentement à la conservation de certaines données pour autant que cela n’affecte pas leur utilisation légale que SmartBee Computer Solutions SA se doit de conserver pour l’administration, la comptabilité, les audits financiers etc…
Le droit de donner des directives concernant le sort de vos données après votre décès.
Le droit d’obtenir une copie ou l’endroit où les garanties liées aux transferts de données hors Union Européenne.

Comment exercer vos droits sur vos données personnelles ?

Pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter aux coordonnées figurant ci-après :
Nous donnerons suite à tout exercice de droit dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai de 30 jours à compter de la réception de la demande.
Nous nous réservons le droit :

De demander une preuve de l’identité du demandeur en cas de doute raisonnable sur cette dernière et ce afin de respecter son obligation de confidentialité,
De prolonger le délai de réponse d’un mois, informant alors le demandeur de cette prolongation et des motifs du report dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande,
De refuser de répondre à un exercice de droit si celui-ci était considéré comme abusif (au vu de leur nombre, de leur caractère répétitif ou systématique).

— Edition du 15 décembre 2023 / V2.0 —

Vous pouvez télécharger notre politique de confidentialité ici